Risicomanagement

De belangrijkste risico’s en de opzet en de werking van de risicobeheersing-

systemen bij Batenburg Beheer N.V. in 2008 worden onderstaand toegelicht onder verwijzing naar best practice II.1.4 van de Corporate Governance Code.

Risicoprofiel
Batenburg Beheer N.V. heeft met haar installatie- en handelsactiviteiten te maken met een grote verscheidenheid van risico’s. Hierna wordt een overzicht gegeven van de op dit moment belangrijkste risicogebieden. In de scores is een afweging gemaakt ten aanzien van de kans dat het risico zich voordoet en de gevolgen als dit gebeurt.

De belangrijkste risico’s, die veelal afgeleid zijn van de uitgezette strategie, worden onderstaand nader toegelicht in relatie tot de activiteiten van Batenburg Beheer N.V. Door spreiding van activiteiten over afnemersgroepen en deelmarkten wordt de cyclische gevoeligheid van de activiteiten enigszins beperkt. Ook het vroeg-­­­­­­cy­clische karakter van de Handelsgroep en het laatcyclische karakter van de Installatiegroep heeft een dempende werking. Is er echter sprake van een algehele recessie met de schokeffecten op investeringspatronen van consumenten en producenten zoals wij nu waarnemen in de Benelux, dan zal dit echter ook bij Batenburg Beheer N.V. voelbaar zijn. Het tekort aan technisch en commercieel geschoold personeel zal de komende jaren blijven voortduren. Met in- en uitleen van personeel kan in de uitvoerende sfeer het nodige worden opgevangen, maar voor cruciale posities is dit geen optie. Vooral de geringe instroom vanuit de technische opleidingen (de “ontgroening” van de sector) baart hier de nodige zorgen. Instroomvan jonge medewerkers is van belang voor kennisoverdracht en om de stijging van de gemiddelde uurlonen te beperken. Veel contacten met scholen, het bieden van stage- en opleidingsplekken en aantrekkelijke loopbaanperspectieven zijn daarom van groot belang om medewerkers aan te trekken en te behouden.

Projectbeheersing is vooral voor de installatiebedrijven en in beperkte mate voor enkele handelsondernemingen met een productieomgeving van belang. Wij zien een toename van grotere complexe opdrachten, waarbij in het afgelopen jaar ook design- en constructprojecten zijn aangenomen en in uitvoering genomen. Het wordt steeds belangrijker de risico’s en aansprakelijkheden van de contractpartijen vooraf goed vast te leggen. Dit geldt zowel voor het afbakenen van de uit te voeren werkzaamheden, als voor de consequenties als één van de partijen verzaakt. In de afgelopen maanden zijn hiertoe aanvullende trainingen op het gebied van contractmanagement verzorgd voor projectleiders van de werkmaatschappijen van Batenburg Beheer N.V. In de dagelijkse werkzaamheden zijn veel medewerkers afhankelijk van de goede werking van ICT-systemen. De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in het beperken van ICT-risico’s door invoering van nieuwe ERP-systemen en het centraal opslaan en beheren van data. Daarbij is aanscherping van procedures gericht op een hoge mate van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van elektronische data een permanent aandachtspunt.

Belangrijke financiële risico’s betreffen het werkkapitaal (met name debiteuren en voorraden) en het “weerstandvermogen” van contractpartners. Zeker in economisch onzekere tijden is het beheer van voorraden en debiteuren van groot belang. Ingekochte voorraden voor klanten kunnen dan niet of later worden afgeroepen en zijn aan economische veroudering onderhevig, zeker als dit onderdelen betreft voor minder goed lopende productlijnen van klanten. Gerelateerd aan het voorraadrisico heeft ook de volatiliteit van de grondstoffenprijzen gevolgen voor de Handelsgroep. Prijsverhogingen kunnen vaak slechts gefaseerd worden doorberekend aan klanten door gemaakte jaarafspraken. Daalt de grondstoffenprijs echter, dan wil de klant dit direct terugzien in de prijzen terwijl de handelsbedrijven nog voorraad hebben met relatief hogere inkoopprijzen. Een ander belangrijk element van werkkapitaalbeheer is debiteurenbeheer. Door de economische teruggang komen meer bedrijven in de financiële problemen. Debiteurenrisico’s worden strak gevolgd en in voorkomende gevallen ondergebracht bij kredietverzekeraars.
Het “weerstandsvermogen” van contractpartners betreft de financiële draagkracht van grote leveranciers en afnemers, alsmede van partners in grote opdrachten. Zoveel mogelijk informatie inwinnen en veel aandacht voor de contractsvormen moeten deze risico’s verminderen.

In het algemeen geldt dat het lopen van risico’s in verhouding moet staan tot de omvang van de betreffende activiteiten en het behaalde rendement. Per geval wordt bekeken of het daarbij zinvol is het risico te mitigeren door het bijvoorbeeld bij een verzekeraar onder te brengen, dan wel zelf de risico’s te aanvaarden, maar deze vooraf zo goed mogelijk in kaart te brengen.

Risicobeheersing en –controlesystemen
Het risicomanagement binnen Batenburg Beheer N.V. kent verschillende facetten. De risico’s die samenhangen met de strategie, compliance en financiële verslaglegging komen regulier aan de orde in overlegsituaties waarbij commissarissen, holdingdirectie en het management van de werkmaatschappijen in wisselende samenstellingen zijn betrokken. Commissarissen bezoeken jaarlijks ook een aantal werkmaatschappijen om zich op de hoogte te stellen van de gang van zaken binnen de ondernemingen. De directies van de werkmaatschappijen zijn verantwoordelijk voor de werking van het risicomanagementsysteem in hun eigen onderneming en rapporteren de bevindingen aan de holding in het Batenburg Enterprise Risk Managementsysteem (BERM). Dit systeem is gebaseerd op de uitgangspunten van het COSO-model, waarbij de inrichting is toegesneden op de specifieke activiteiten van de twee segmenten Installatietechniek en Handel in de Batenburg Groep. De bevindingen worden met de directies van de werkmaatschap­pijen besproken. Vervolgens komen de uitkomsten in het overleg van de Directie met de Raad van Commissarissen aan de orde.
Het financiële beheersingssysteem van Batenburg Beheer N.V. omvat onder meer het toezicht op de realisatie van de beleidsplannen van de werkmaatschappijen. De holding toetst vooraf of de voorgestelde aanpak aansluit op de groepsdoelstellingen. Na de gezamenlijke vaststelling van de plannen leggen de directies van de werkmaatschappijen verantwoording af door middel van een vaste rapportagestructuur, tussentijds overleg met de holding, een jaarrekening en een formele aandeelhoudersvergadering per werkmaatschappij. Andere elementen van het beheersingssysteem zijn de betrokkenheid van de holdingdirectie bij substantiële investeringsbeslissingen, het aannemen van grote werken, de benoeming en het ontslag van sleutelfunctionarissen en de financiering en verzekering van de activiteiten.

De accountant beoordeelt jaarlijks volgens een risicogerichte aanpak de belangrijkste aspecten van de opzet en werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne controlemaatregelen. Hij maakt bij de inrichting van de controle gebruik van de vastleggingen in BERM. De bevindingen worden gerapporteerd aan de directies van de werkmaatschappijen, de holdingdirectie en de Raad van Commissarissen. Zowel de holdingdirectie als de directeuren van de werkmaatschappijen leggen verantwoording af in een bevestigingsbrief bij de jaarrekening (de “Letter of Representation”).
De Directie is zich ervan bewust, ondanks alle inspanningen dienaangaande, dat de opgezette beheersingssystemen geen absolute zekerheid kunnen bieden dat de doel­­stellingen worden gerealiseerd, noch dat deze systemen onjuistheden van materieel belang, verlies, fraude en handelingen in strijd met wetten en regels geheel kunnen voorkomen. De systemen dienen ertoe dat de Batenburg Groep op een verantwoorde en beheerste wijze blijft ondernemen. Risicomanagement wordt op een positieve wijze gebruikt om te zorgen dat het bijdraagt aan een betere beheersing van de processen en het nemen van gecalculeerde en verantwoorde risico’s.

In Control Verklaring
De Directie is verantwoordelijk voor de inrichting en de effectiviteit van de systemen voor risicobeheersing en interne controle. Met inachtneming van het voornoemde is de Directie van Batenburg Beheer N.V. naar beste weten van mening:

• dat de risicobeheersing- en interne controlesystemen een redelijke mate van zekerheid verschaffen dat de financiële verslaglegging geen materiële onjuistheden bevat en dat de organisatie zich houdt aan de van toepassing zijnde wetten en regels;
• dat de riscobeheersing- en interne controle systemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt;
• en dat er geen indicaties zijn dat de risicobeheersing- en interne controlesystemen in het lopende jaar niet naar behoren zullen werken.